inbox-triage

Tổng quan về inbox-triage skill

inbox-triage làm gì

inbox-triage là một email workflow automation skill dùng để chạy quy trình rà soát hộp thư có cấu trúc dựa trên kho tri thức email cá nhân sẵn có. Skill này tìm kiếm email gần đây, phân loại thư theo taxonomy của bạn, nhận diện người gửi mới, đề xuất hành động, soạn nháp phản hồi và ghi lại các bài học từ quá trình triage vào ${WORKSPACE}/Email/.

Chi tiết quan trọng nhất khi áp dụng: skill này đi kèm với inbox-setup. inbox-triage skill kỳ vọng kho tri thức 7 file do bước setup tạo ra, bao gồm email-taxonomy.md, email-patterns.md, blocklist.md, tracker.md, các file quyết định tùy chọn, và thư mục triage-log/.

Người dùng và workflow phù hợp nhất

Skill này phù hợp với người dùng muốn triage email định kỳ 1–3 lần mỗi ngày, hoặc cần một workflow “kiểm tra hộp thư của tôi” đáng tin cậy theo yêu cầu mà không phải giải thích lại sở thích mỗi lần. Skill đặc biệt hữu ích cho founder, consultant, creator, operator và các chuyên gia bận rộn thường nhận lẫn lộn cơ hội, luồng trao đổi đang hoạt động, newsletter, cold outreach và follow-up.

Hãy dùng inbox-triage cho Workflow Automation khi mục tiêu không chỉ là tóm tắt, mà là hỗ trợ ra quyết định: phân loại, đề xuất, soạn nháp, ghi log và cập nhật bộ nhớ.

Điểm khác biệt chính

Điểm khác biệt thực tế là mô hình tự động hóa ưu tiên an toàn. Skill chỉ tạo bản nháp và nêu rõ là không bao giờ gửi email. Repository có references/drafts_only_safety.md và scripts/draft_safety_validator.py, dùng để kiểm tra action log nhằm phát hiện các tool call có dạng gửi email.

Skill cũng có các helper mang tính xác định: kb_reader.py xác thực kho tri thức bắt buộc trước khi triage, còn search_window_calculator.py tính khoảng thời gian cần nhìn lại dựa trên tần suất chạy.

Khi skill này không phải lựa chọn phù hợp

Đừng cài inbox-triage như một prompt độc lập nếu bạn chưa chạy inbox-setup hoặc chưa tạo các file ${WORKSPACE}/Email/ như mong đợi. Skill này cũng không phù hợp nếu bạn muốn hệ thống gửi email hoàn toàn tự động, chỉ cần tóm tắt email một lần cho vui, hoặc muốn một hệ thống bỏ qua taxonomy và phong cách trả lời riêng của người dùng.

Cách sử dụng inbox-triage skill

Bối cảnh cài đặt inbox-triage

Cài skill từ GitHub skill repository bằng lệnh:

npx skills add alirezarezvani/claude-skills --skill inbox-triage

Sau đó xác nhận agent của bạn có thể truy cập đường dẫn skill:

productivity/email/skills/inbox-triage

Trước lần chạy đầu tiên, hãy xem SKILL.md, rồi đọc references/kb_file_contract.md, references/drafts_only_safety.md, và references/triage_decision_framework.md. Để hiểu cơ chế xác thực, hãy xem scripts/kb_reader.py, scripts/search_window_calculator.py, và scripts/draft_safety_validator.py.

Dữ liệu đầu vào bắt buộc trước khi sử dụng

Skill cần một workspace có ${WORKSPACE}/Email/. Tối thiểu, các file bắt buộc gồm email-taxonomy.md, email-patterns.md, blocklist.md, và tracker.md; triage-log/ phải tồn tại dưới dạng thư mục. evaluation-framework.md và rate-card.md giúp cải thiện chất lượng quyết định đối với cơ hội, giá, VIP và tín hiệu nên nhận hoặc nên bỏ qua.

Nếu KB bị thiếu hoặc sai định dạng, hành vi dự kiến là dừng lại và yêu cầu người dùng chạy /cs:inbox-setup trước. Cơ chế fail-fast này ngăn agent tự bịa ra quy tắc triage.

Prompt tốt để gọi skill hiệu quả

Một prompt yếu là: “Check my email.”

Một prompt dùng inbox-triage tốt hơn là: “Run inbox-triage for my normal 2x-daily cadence. Use my existing ${WORKSPACE}/Email/ knowledge base, search only the current window, classify new messages, draft replies but do not send anything, update tracker.md and blocklist.md where appropriate, and give me the report in my preferred format.”

Với các lần chạy theo yêu cầu, hãy thêm phần override: “Run inbox-triage for the last 24 hours because I missed the morning pass. Do not skip opportunity emails. Draft replies only.”

Workflow thực tế cho lần chạy đầu tiên

Hãy bắt đầu bằng một lần chạy thử có giám sát. Yêu cầu agent xác thực KB, tính search window, liệt kê các category dự kiến và xác nhận sẽ không dùng bất kỳ hành động gửi email nào. Sau đó mới để agent xử lý thư, tạo bản nháp và xuất báo cáo triage.

Sau báo cáo, hãy kiểm tra ba điểm: email bị phân loại sai, bản nháp nghe không giống phong cách của bạn, và mọi cập nhật được ghi vào tracker.md hoặc blocklist.md. Những chỉnh sửa này có giá trị đòn bẩy cao vì các lần chạy sau sẽ phụ thuộc vào kho tri thức.

FAQ về inbox-triage skill

inbox-triage có gửi email không?

Không. Quy tắc an toàn cốt lõi là chỉ tạo bản nháp. Skill được thiết kế để soạn nháp phản hồi cho người dùng xem lại, không gửi đi. Validator đi kèm có thể quét triage action log để tìm các thao tác giống gửi email, chẳng hạn call gửi qua Gmail hoặc Outlook, và làm lần chạy thất bại nếu phát hiện chúng.

Skill này tốt hơn prompt email thông thường ở điểm nào?

Một prompt chung chung có thể tóm tắt email, nhưng thường thiếu bộ nhớ ổn định, quy tắc theo người gửi, khoảng thời gian theo cadence, kỷ luật an toàn chỉ tạo nháp và framework đề xuất có thể lặp lại. inbox-triage skill đọc một KB contract được định nghĩa rõ, dùng taxonomy, áp dụng các quyết định TAKE IT / WORTH CONSIDERING / PASS / FLAG FOR REVIEW, và ghi log kết quả.

inbox-triage có thân thiện với người mới không?

Chỉ thân thiện với người mới sau khi đã setup. Nếu bạn quen chạy skill installer và cho phép agent truy cập công cụ email cùng file trong workspace, việc gọi skill hằng ngày khá đơn giản. Rào cản ban đầu là phụ thuộc vào inbox-setup và cấu trúc file ${WORKSPACE}/Email/ chính xác.

Skill hỗ trợ những hệ sinh thái email nào?

Skill được viết dựa trên hành vi của công cụ email, không gắn với một nhà cung cấp duy nhất. Tài liệu an toàn có nhắc đến các thao tác kiểu tạo bản nháp cho Gmail và Outlook/Microsoft Graph. Mức độ thành công thực tế phụ thuộc vào việc môi trường agent của bạn có quyền tìm kiếm email, đọc email và tạo bản nháp mà không có quyền gửi hay không.

Cách cải thiện inbox-triage skill

Cải thiện kết quả inbox-triage bằng file KB tốt hơn

Cách nhanh nhất để cải thiện inbox-triage là làm cho email-taxonomy.md và email-patterns.md cụ thể hơn. Hãy thêm ví dụ về newsletter cần bỏ qua, VIP cần ưu tiên hiển thị, cơ hội đáng cân nhắc và các thread cần trả lời trong ngày. Thêm quy tắc giọng văn như “ngắn gọn, thân thiện, không dùng dấu chấm than” hoặc “chỉ nêu giá khi được hỏi.”

Nếu triage cơ hội là phần quan trọng, hãy duy trì evaluation-framework.md và rate-card.md. Các file này giảm bớt đề xuất mơ hồ kiểu “có thể” và giúp bản nháp có bước tiếp theo cụ thể, lập trường về giá hoặc câu hỏi làm rõ.

Khắc phục các lỗi thường gặp

Nếu skill tạo quá nhiều bản nháp, hãy siết chặt tín hiệu PASS và quy tắc blocklist. Nếu skill bỏ sót các thread quan trọng, hãy mở rộng tín hiệu hội thoại đang hoạt động và danh sách VIP. Nếu bản nháp quá chung chung, hãy thêm ví dụ thực tế về phản hồi đã chấp nhận và đã từ chối vào email-patterns.md.

Nếu search window bị sai, hãy kiểm tra các giá trị cadence mà search_window_calculator.py sử dụng: chạy mỗi ngày một lần sẽ dùng khoảng chồng lấp rộng hơn, còn 2x và 3x mỗi ngày dùng cửa sổ ngắn hơn. Với các phiên xử lý bù bất thường, hãy cung cấp override theo số giờ một cách rõ ràng.

Lặp lại sau báo cáo đầu tiên

Sau mỗi lần chạy, hãy đánh dấu đề xuất nào đúng, bản nháp nào bạn đã gửi sau khi chỉnh sửa, và thư nào đáng lẽ nên bị bỏ qua. Yêu cầu agent chuyển phản hồi đó thành cập nhật KB thay vì xem nó như ngữ cảnh chat dùng một lần.

Một prompt tiếp nối hữu ích: “Review the last inbox-triage report. Update my taxonomy so emails like X are classified as PASS, add sender Y to VIP, and adjust my draft style to be shorter for cold outreach. Do not change send safety rules.”

Giữ an toàn và logging ở trạng thái có thể kiểm chứng

Với lịch chạy định kỳ, hãy giữ quy tắc chỉ tạo bản nháp hiển thị rõ trong prompt và log. Chạy hoặc kiểm tra draft_safety_validator.py nếu môi trường của bạn hỗ trợ action log. Giữ triage-log/ gọn gàng vì thư mục này là dấu vết kiểm toán cho những gì đã được tìm kiếm, soạn nháp, bỏ qua và học được.