archive

Tổng quan về skill archive

Skill archive làm được gì

archive là một workflow chuyên biệt cho Document Filing trong một vault kiểu OrbitOS. Nhiệm vụ của nó rất rõ ràng: tìm các project đã hoàn tất và các ghi chú inbox đã được xử lý, xác nhận đâu là nội dung có thể chuyển đi an toàn, rồi archive chúng vào các thư mục theo ngày tháng mà vẫn giữ được khả năng truy vết. Nếu bạn muốn các thư mục đang hoạt động gọn gàng hơn nhưng vẫn cần hồ sơ lịch sử đáng tin cậy, skill archive này được tạo ra đúng cho tác vụ bảo trì đó.

Ai nên cài archive

Hãy cài archive nếu workspace của bạn dùng ghi chú markdown có cấu trúc, có frontmatter như status: done hoặc status: processed, và có các thư mục ổn định như 20_Project/, 00_Inbox/ và 99_System/Archives/. Skill này phù hợp với người đã có quy ước lưu trữ rõ ràng và muốn quy trình archive lặp lại được, chứ không dành cho người đang tìm một trợ lý quản lý tri thức đa năng.

Vì sao người dùng chọn skill archive này

Điểm khác biệt chính là archive không chỉ đơn giản là “di chuyển file cũ”. Trước tiên nó xác định các mục có thể archive, tách riêng project và inbox item, yêu cầu xác nhận phạm vi, rồi đưa từng mục vào đường dẫn archive theo năm hoặc theo tháng. Nhờ vậy, nó đáng tin cậy hơn một prompt chung chung, đặc biệt khi bạn muốn agent giữ nguyên cấu trúc và tạo báo cáo tóm tắt những gì đã thay đổi.

Cách dùng skill archive

Bối cảnh cài đặt và cấu trúc vault được kỳ vọng

Bản cài archive này nên được xem là một skill cho repository hoặc vault, không phải một app độc lập. Dấu hiệu từ mã nguồn cho thấy workflow này kỳ vọng:

• 20_Project/ cho project
• 00_Inbox/ cho các mục inbox
• 99_System/Archives/Projects/YYYY/
• 99_System/Archives/Inbox/YYYY/MM/

Trước khi dùng archive, hãy xác nhận hệ thống ghi chú của bạn thực sự theo bố cục đó, hoặc sửa lại các path ngay trong prompt. Hãy đọc SKILL.md trước vì file này chứa toàn bộ logic; không có script hỗ trợ hay file tham chiếu nào khác để giải thích những hành vi ẩn phía sau.

archive cần đầu vào gì để hoạt động tốt

Skill archive cho kết quả tốt nhất khi bạn đưa ra quy tắc cụ thể thay vì chỉ nói “dọn ghi chú của tôi”. Những đầu vào tốt gồm:

• đường dẫn gốc của vault
• frontmatter có dùng status: done và status: processed hay không
• ghi chú inbox đã xử lý có thể được nhận diện thêm bằng link [[ProjectName]] hay không
• bạn muốn archive toàn bộ mục phù hợp hay chỉ một phần
• agent chỉ nên preview các thao tác di chuyển hay thực hiện thật

Một prompt tốt hơn là:
“Use the archive skill on my vault. Scan 20_Project/ for notes with status: done and 00_Inbox/ for notes with status: processed or clear conversion links. Show candidates first, then archive only confirmed items into dated folders and provide a summary report.”

Quy trình sử dụng archive thực tế

Một luồng archive usage hiệu quả thường là:

1. Yêu cầu chỉ khám phá trước.
2. Xem lại danh sách các mục được đề xuất.
3. Phê duyệt tất cả, chỉ project, chỉ inbox, hoặc từng mục được chọn.
4. Cho agent di chuyển file vào các thư mục archive.
5. Yêu cầu báo cáo cuối cùng gồm path cũ, path mới và mọi trường hợp biên.

Mẫu hai bước này rất quan trọng vì skill được thiết kế xoay quanh bước xác nhận trước khi di chuyển nội dung. Cách làm đó giúp giảm nguy cơ archive nhầm các ghi chú vẫn còn đang hoạt động và khiến đầu ra dễ kiểm tra hơn.

Cách đọc repository và mẹo nâng chất lượng

Với hướng dẫn archive này, file quan trọng nhất là EN/.agents/skills/archive/SKILL.md. Hãy đọc hai phần “Identify Items to Archive” và “Archive Process” trước. Chúng cho biết điều kiện kích hoạt thực tế và cấu trúc thư mục đích.

Một số mẹo giúp cải thiện kết quả:

• Chuẩn hóa frontmatter trước khi chạy archive; trường status không nhất quán sẽ làm việc nhận diện kém chính xác.
• Nếu thiếu ngày hoàn thành, hãy nói rõ cho agent biết nên dùng nguồn ngày nào để phân loại archive theo năm.
• Hãy yêu cầu “summary report + exceptions” để dễ phát hiện link hỏng, thiếu ngày, hoặc các trường hợp lẫn giữa folder project và file đơn.
• Nếu vault của bạn không dùng cách đặt tên kiểu OrbitOS, hãy chỉ rõ các path tương đương ngay trong prompt.

FAQ về skill archive

archive có tốt hơn một prompt lưu trữ thông thường không?

Có, nếu ghi chú của bạn đã tuân theo một hệ thống ổn định. Một prompt thông thường có thể gợi ý việc archive, nhưng archive skill cung cấp một luồng ra quyết định cụ thể: phát hiện ứng viên, đưa ra lựa chọn, di chuyển theo loại nội dung, và sắp xếp archive theo ngày. Điều đó giảm bớt phỏng đoán và giúp các đợt bảo trì lặp lại dễ hơn.

archive có phù hợp với người mới bắt đầu không?

archive chỉ thật sự thân thiện với người mới nếu vault của bạn đã có cấu trúc sẵn. Nếu ghi chú chưa được gắn trạng thái, status không nhất quán, hoặc thư mục được tổ chức tùy hứng, skill này sẽ kém hữu ích cho tới khi bạn chuẩn hóa đầu vào. Đây không phải công cụ “dọn dẹp thần kỳ” cho một kho ghi chú lộn xộn.

Khi nào không nên dùng archive?

Không nên dùng archive for Document Filing khi các mục vẫn còn đang hoạt động, khi trạng thái hoàn tất còn mơ hồ, hoặc khi bạn cần di chuyển dữ liệu giữa nhiều vault thay vì chỉ archive đơn thuần. Skill này cũng không phù hợp nếu hệ thống của bạn không dùng file markdown và trạng thái dựa trên frontmatter.

Giới hạn chính của hướng dẫn archive này là gì?

Dấu hiệu từ repository cho thấy chỉ có một file cốt lõi và không có script tự động hóa, nên giá trị của skill này nằm ở cách viết prompt và kỷ luật workflow hơn là công cụ thực thi. Bạn nên kỳ vọng một logic lưu trữ rõ ràng, chứ không phải khả năng kiểm tra sâu, tự động sửa link, hay mã migration tùy biến, trừ khi bạn tự bổ sung những phần đó vào workflow agent của mình.

Cách cải thiện skill archive

Cho archive tín hiệu ra quyết định rõ ràng hơn

Cách nhanh nhất để cải thiện kết quả của archive là siết chặt metadata nguồn. Hãy dùng giá trị status nhất quán, bổ sung ngày hoàn thành, và thể hiện link project rõ ràng trong các ghi chú inbox. Skill archive dựa vào những tín hiệu đó để phân biệt mục nào có thể archive an toàn và mục nào vẫn còn đang hoạt động.

Tránh các lỗi archive thường gặp

Các vấn đề phổ biến nhất là nhận diện nhầm, thiếu ngày, và không rõ đích đến cho thư mục project so với file đơn lẻ. Để giảm lỗi, hãy yêu cầu agent:

• preview các mục phù hợp trước khi di chuyển bất kỳ thứ gì
• gắn cờ các ghi chú có metadata chưa đầy đủ
• tách riêng “ready to archive” và “needs review”
• báo trước mọi xung đột path trước khi thực thi

Viết prompt mạnh hơn cho archive usage

Một yêu cầu yếu là “archive my vault.” Một yêu cầu mạnh hơn là:
“Run the archive skill in preview mode. Detect completed projects in 20_Project/ and processed inbox notes in 00_Inbox/. Use frontmatter first, then project links as a secondary signal. Show proposed destination paths under 99_System/Archives/, highlight uncertain items, and wait for approval before moving files.”

Prompt này cho đầu ra tốt hơn vì nó xác định rõ phạm vi, thứ tự nhận diện, chế độ thực thi và kỳ vọng báo cáo.

Lặp lại sau lần chạy archive đầu tiên

Sau lần chạy đầu tiên, hãy xem lại những gì skill bỏ sót hoặc phân loại sai. Sau đó cập nhật prompt hoặc quy tắc trong vault: thêm các trường status còn thiếu, xác định cách xử lý ghi chú không có ngày, và làm rõ liệu các ghi chú inbox đã chuyển đổi có luôn phải archive hay không. archive install sẽ ngày càng có giá trị hơn theo thời gian khi quy tắc lưu trữ của bạn trở nên rõ ràng và có thể lặp lại.